Informationen über „Digitales Dokument Management“

In den letzten Jahrzehnten ist die allgemeine Digitalisierung in fast allen unternehmerischen Bereichen immer wichtiger geworden. Vor allem das digitale Dokumentmanagement ist für ein modernes und zukunftsorientiertes Unternehmen eine absolute Notwendigkeit für ein effektives und effizientes Arbeiten mit Dokumenten, Informationen und Daten unter Einhaltung von rechtlichen nationalen Vorgaben. Es unterstützt nämlich das Erfassen, das Ablegen und auch das Wiederauffinden von Dokumenten, Informationen und Daten im Kontext der Abwicklung von dokumentenbasierten Prozessen unter Berücksichtigung der einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Die nachfolgenden Ausführungen sind eine konzentrierte Darstellung der wesentlichen Informationen und auch Vorteile vom digitalen Dokumentmanagement.

Was ist ein „Digitales Dokument Management“?
Das digitale Dokumentmanagement ist ein softwarebasiertes Dokumentmanagement und unterstützt bei der Verwaltung, Organisation und Koordination - insbesondere Erfassen, Ablegen und auch Wiederauffinden – von Dokumenten, Daten und Informationen in den alltäglichen dokumentenbasierten Unternehmensprozessen von ihrer Erstellung bis zu ihrer Vernichtung. Denn mit Unterstützung einer speziellen Software können die eingescannten und daher digitalen Dokumente, Daten und Informationen mithilfe einer Datenbank nach selbst festgelegten Kriterien gefunden und bearbeitet sowie auch gespeichert und zurückverfolgt werden.

Was ist das Einsatzgebiet von einem „Digitalen Dokument Management“ von beispielsweise der DOCUBYTE HM GmbH?
Das Einsatzgebiet von einem digitalen Dokumentenmanagement im Unternehmen ist sehr individuell und kann daher eigentlich in jeder Abteilung eines Unternehmens effektiv und effizient eingesetzt werden. Normalerweise unterstützt es das Risikocontrolling und die Buchhaltung für die rechnerischen Arbeiten im Unternehmen sowie auch die allgemeine Vertragsverwaltung und das gesamte unternehmerische Spektrum der Personalakten und das Archiv von Dokumenten, Daten und Informationen.

Was sind die Vorteile von einem „Digitalen Dokument Management“?
Die Vorteile sind vielfältig. Insbesondere werden sämtliche Abläufe und Reaktionszeiten hinsichtlich dem Erfassen, dem Ablegen und dem Wiederauffinden von Dokumenten, Daten und Informationen unabhängig vom unternehmerischen Schwerpunkt extrem reduziert. Das Unternehmen erlangt einen wertvollen Zeitgewinn. Es ermöglicht zudem eine bessere Zusammenarbeit im Unternehmen, da jede Abteilung unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte die einzelnen Dokumente, Daten und Informationen aufrufen, bearbeiten und auch teilen kann. Das Stichwort ist vor allem „Informationen in Echtzeit“. Des Weiteren kann eine lückenlose Nachvollziehbarkeit von Dokumenten, Daten und Informationen im Unternehmen und gegebenenfalls auch die Rekonstruktion von Fehlerquellen in dokumentenbasierten Prozessen verwirklicht werden. Aufgrund dieser dargelegten Vorteile kann das Unternehmen neben den allgemeinen Kosten auch die Personalkosten reduzieren. Vor allem gewinnt das Unternehmen eine Ersparnis von Platz und Raum, da die Räumlichkeiten für Archive und Poststellen im Unternehmen nicht mehr notwendig sind. Insbesondere kann durch die Einführung von einem digitalen Dokumentmanagement auch die rechtliche Einhaltung von Gesetzesnormen im Kontext der Datensicherung und Compliance vollkommen garantieren.